En el marco de colaboración con Google for Education la Red Nacional Académica de Tecnología Avanzada RENATA cuenta con asesoría detallada para sus afiliados y para todas las instituciones educativas interesadas en acceder a la plataforma Google Workspace for Education, una solución con un gran abanico de posibilidades de almacenamiento, creación y gestión de documentos que trae grandes ventajas y beneficios a las universidades colombianas y toda la comunidad educativa. 

Para RENATA como la Red Nacional que busca acercar la digitalización, la tecnología y la innovación a la comunidad educativa del país ha sido vital ser el puente entre las universidades y Google Workspace for Education, por lo que está siempre a disposición para brindar un acompañamiento dedicado que facilite la incorporación de este tipo de soluciones. Es por esto que, aunque muchas de estas plataformas de almacenamiento suelen ser amigables e intuitivas es importante conocer plenamente su funcionamiento, utilidades y facilidades, así como sus límites y por qué es importante hacer un uso adecuado del almacenamiento en la nube.

Para ello, RENATA ofrece una asesoría detallada para entender el funcionamiento de esta solución y cómo puede sacarse el mayor provecho a un espacio en la nube altamente versátil y útil para el sector educativo.

Estos son algunos de los puntos claves que deben tenerse en cuenta para aprovechar todo el potencial de esta solución y no hacer un uso inadecuado del almacenamiento lo que puede generar un impacto negativo en los procesos educativos:

• No exceder el límite de almacenamiento como usuario

Si un usuario sobrepasa su límite de almacenamiento, experimentará restricciones inmediatas en los servicios. Por ejemplo, no podrá cargar nuevos archivos en Google Drive, crear nuevos archivos en aplicaciones colaborativas como Documentos, Hojas de cálculo, y Presentaciones, entre otros. También se verá afectada la capacidad para realizar copias de seguridad de fotos y videos en Google Fotos, así como para grabar reuniones nuevas en Google Meet. Sin embargo, el acceso a la cuenta y los archivos existentes permanecerán intactos.

• Respetar el limite de almacenamiento de un dominio

En el caso de un dominio que exceda su límite de almacenamiento en un 25 % o durante 14 días (lo que suceda primero), las restricciones se aplicarán a los usuarios de manera generalizada. Esto puede afectar negativamente el proceso de enseñanza y aprendizaje, ya que las funciones colaborativas y el acceso a archivos pueden verse limitados. Por lo tanto, es importante mantener informada a la comunidad educativa de los beneficios del correcto uso del almacenamiento y por supuesto de las consecuencias de romper ese equilibrio.

Qué hacer si se requiere de más capacidad de almacenamiento

Aunque un manejo estratégico de la información puede significar una optimización del almacenamiento siempre se presentarán situaciones que hagan necesario que una institución educativa requiera una mayor capacidad de almacenamiento, con Google se puede acceder a más capacidad liberando espacio o adquiriendo una edición superior del servicio. Así mismo los clientes de Education también pueden comprar espacio de almacenamiento adicional de Workspace para aumentar su almacenamiento compartido en incrementos de 10 TB. Estas son algunas de las alternativas para mejorar el espacio de almacenamiento:

• Liberar espacio de almacenamiento de su institución

Para evitar problemas relacionados con el almacenamiento, es importante que las instituciones educativas tomen medidas proactivas para liberar espacio. Hay varias estrategias que pueden emplearse, como eliminar cuentas y unidades compartidas antiguas, eliminar contenido duplicado y eliminar cuentas de alumnos inactivas. Además, será fundamental trabajar con los encargados de las normas para revisar y actualizar las políticas de conservación de datos y evaluar la posibilidad de utilizar Google Cloud Storage como una opción a largo plazo para el almacenamiento de archivos.

• Ampliar el almacenamiento compartido

Google también ofrece opciones para aumentar el almacenamiento compartido de las instituciones educativas. Una alternativa es adquirir licencias adicionales de Education Plus o Teaching and Learning Upgrade. Por cada licencia de Teaching and Learning Upgrade, se añade espacio adicional a la capacidad de almacenamiento. En el caso de cada licencia de Teaching and Learning Upgrade agrega 100 GB, mientras que cada licencia de Education Plus agrega 20 GB al almacenamiento compartido.

Esta sinergia de trabajo colaborativo entre RENATA y Google for Education es sin lugar a dudas, mucho más que servicios de almacenamiento en la nube, significa toda una gama de posibilidades y de apertura a la tecnología como base del mejoramiento y acceso a procesos educativos cada vez más agiles y en línea con la digitalización en el mundo.

Si está interesado en saber más sobre todo lo que RENATA y Google Workspace for Education pueden ofrecerle contáctese ahora mismo a través de este link para tener una asesoría gratuita y dirija su institución educativa a la transformación digital.

Fecha de publicación: 26 Julio, 2023